کاربرد فناوری اطلاعات در محیط حسابداری
– واژه‌ی فناوری اطلاعات مفهومی گسترده دارد. تا سال 1980 رایانه تنها فناوری بود که تحت عنوان فناوری اطلاعات پوشش پیدا میکرد. در حال حاضر فناوری اطلاعات تبدیل به چتری شده است که مصادیق آن شامل گروهی از تجهیزات، خدمات، کاربردها و فناوریهای پایه میباشد. (دهقان نیستانکی و همکاران، 1391). جامعه‌ی رسمی آمریکا در سال 1998 اعلام داشت: حرفه‌ی حسابداری باید مهارت‌های لازم را برای استفاده از ابزارها و فناوریهای مؤثر و کارآمد کسب کند. کمیته‌ی تغییرات حسابداری این نظر را ارائه کرد که باتوجه به تأثیر‌پذیری سریع سازمانها از فناوری، حرفه‌ی حسابداری نیزباید نقشهای جاری و آتی فناوری اطلاعات در سازمانها را درک کند.
در گذشته، تأثیر شگرف فناوری اطلاعات بر حرفه حسابداری، برای جامعه‌ی حسابداران حرفهای نگران‌کننده بود. برای مثال انجمن حسابداران خبره در استرالیا در سال 1998، گزارش کردند: همان طور که بخش تجارت به مهارت‌های تجاری کلی و استراتژی نیاز دارد، حسابداران نیز به مهارت‌های گسترده‌ای در زمینه‌ی فناوری اطلاعات نیاز دارند. (بیمن و ریچاردسون، 2007). با توجه به اینکه استانداردهای حسابداری در طول سالیان بدون تغییرات اصلی، ثابت باقی مانده اما فناوری اطلاعات روز به روز در حال تغییر میباشد، کمیته‌ها و جامعه‌ی حسابداری به تغییر در آموزش حسابداران نیازمند بودند که این تغییر به کمک افزایش دانش سیستمهای اطلاعاتی و دانش فناوری اطلاعات امکان پذیر میباشد که این امر باعث تسهیل فرآیند محاسبات و همچنین ارائه‌ی بهتر داده‌های تجاری برای تصمیمگیری مؤثرتر خواهد بود. علاوه بر این فناوری اطلاعات تأثیر بسزایی بر روی هزینه‌ها خواهد داشت. در واقع فناوریاطلاعات باعث بهبود مؤثر در بخشهای حسابداری و همچنین صرفه جویی در زمان و افزایش دقت محاسبات میگردد. (مورتی و همکاران، 2012).
برنامه های یکپارچه حسابداری قادرند با بهره‌گیری‌از فناوری اطلاعات، سیستمها و عملیات موجود در سازمانها را یکپارچه کنند و در قالب یک پایگاه اطلاعاتی واحد در دسترس قرار دهند. دهقان نیستانکی و همکاران (1391) طی مقاله‌ای به این نتیجه رسیدند که پیشرفتهای فناوری اطلاعات تقاضا را برای حسابرسی فناوری اطلاعات افزایش داده است. از این رو حسابرسان مستقل که نقش اصلی آنها، اعتبار دهی به اطلاعات حسابداری است، باید برای ارائه خدمات حسابرسی به روز و افزایش کارایی در حسابرسی، به حسابرسی فناوری اطلاعات روی آورند. مورتی و همکاران (2012) به بررسی کاربرد فناوری اطلاعات در تصمیمگیری حسابداری مدیریت پرداختند. نتایج حاصل از این پژوهش نشان میدهد که بکارگیری فناوری اطلاعات در بخش حسابداری مدیریت در شرکتها، حسابداران را قادر به ارائه‌ی گزارش‌های مالی دقیق‌تری برای اتخاذ تصمیمات بهینه می‌سازد. همچنین وجود رابطه‌ی بسیار نزدیکی بین مدیریت، حسابداری و استفاده‌کنندگان فناوری اطلاعات ضروری است.
حسابداران به عنوان مدیران، مشاوران و تامین کنندگان اطلاعات نقشی مهم در بهکارگیری فناوری اطلاعات در سازمانهای بزرگ و کوچک دارند. حرفه حسابداری نیز در کل،تعهد دارد به تواناییها و شایستگیهای لازم حسابداران حرفه ای در زمینه فناوریاطلاعات بپردازد و نشان دهد این طیف از مجموعه فعال محیط کسب و کار، از طریق توسعهمداوم دانش حرفه ای خود، توان آشنایی با پیشرفتهای فناوریهای اطلاعات را دارد؛اگرچه حرفه حسابداری نیز با چالشهای متعددی در زمینه فناوری اطلا‌عاتروبروست:
فناوری اطلاعات بر ساختار، کارکرد و مدیریت سازمانها تاثیر میگذارد و تدوین راهبرد تجاری در واحدهای اقتصادی بدون در نظر گرفتن راهبرد فناوریاطلاعات میسر نیست. در نتیجه ضروری است طرحریزی تجاری با طرحریزی فناوری اطلا‌عاتبه صورتی قوام یافته، یکپارچه شوند و کنترلهای مالی و مدیریتی موثر در سیستمهایجدید به وجود آید.
فناوری اطلاعات ماهیت برنامه حسابداری و توجیهاقتصادی آن را دگرگون ساخته است.افزون بر این، تعداد روزافزونی از حسابداران دررشته های مرتبط با فناوری اطلاعات سرگرم کارند. بنابراین درک درست حسابداران ازبازار خدمات و محصولات فناوری اطلاعات، اثربخشی کار آنها را افزایش میدهد.
تغییرات فناوری اطلاعات بسیار سریع و گسترده است و تاثیر روزافزونیبر واحدهای تجاری در کل و فرایندهای تجاری به طور ویژه دارد. فرایندهای ایجاد، ثبت،پردازش و گزارشگری رخدادهای تجاری هر روز در حال دگرگونی است و نقش و سهم انسان نیزبه تبع این دگرگونیها پیوسته در حال تغییر است.
وقتی به بازار عرضه خدمات فناوری اطلاعات نگاهمی‌کنیم، میبینیم درگذشته حسابداران مهمترین استفاده کننده این خدمات بودهاند. امابعد از مدتی با گستردهتر شدن دامنه نیاز اطلاعاتی شرکتها، مدیران انفورماتیک نقشفعالتری در این بازار برعهده گرفتند و نقش حسابداران در به کارگیری فناوری اطلا‌عاتدر سازمان کمرنگ شد و برای مدتی نگرش فنی به فناوری اطلاعات و ارتباطات بر نگرشتجاری غالب آمد. در توسعه این روند، استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات درسـازمـانها به سطح گسترده‌تری ارتقا پیدا کرد و شرکتها به سیستمهای جامع اطلا‌عاتمدیریت گرایش پیدا کردند. آن بخش از حسابداران نیز که گرایش بیشتری به حسابداریمدیریت داشتند و عرصه اطلاعات حسابداری را گستردهتر از حسابداری مالی می‌دیدند بااین جریان همراه شدند واکنون نقش سازنده‌ای را در کنار متخصصان فناوری اطلا‌عاتبرای توسعه سیستمهای اطلاعاتی برعهده دارند.
در گذشته که امکانات زیادی برای تهیه اطلاعات وجود نداشت و محیطاقتصاد و بازار هم فاقد پیچیدگیهای امروز بود، نیازهای اطلاعاتی مدیریت به وسیلهسیستمهای حسابداری تامین میشد. ولی به‌تدریج، با افزایش نیازهای اطلاعاتی،سیستمهای اطلاعات حسابداری هم توسعه پیدا کرد. اما این توسعه، با تحولا‌تی که درمحیط کسب و کار پدید آمد همگام نبود. شرکتها در محیط رقابتی و تحت تاثیر اقتصادجهانی نیازمند اطلاعاتی گستردهتر از اطلاعات حسابداری بودند. به‌طور همزمان،فناوری اطلاعات و ارتباطات نیز پیشرفتهای شگرفی پیدا کرد و زمینه برای گذر ازبرنامه های مجزا و محدود حسابداری و ایجاد سیستمهای جامع و یکپارچه اطلاعات مدیریتفراهم شد.
امروزمدلسازی فرایندهای کسب وکارچالشی جدی است و کارشناسان مالی نیاز دارند مهارت و دانشخود را در این زمینه توسعه دهند. پیشرفتهای فناوری و سیستمهای کامپیوتری جدید،قواعد و مدلهای کسب وکار را به خوبی مدیریت می‌کنند و بخشهای بسیار زیادی ازفعالیتها و وقایع تجاری بنگاه از جمله رویدادهای مالی به صورت خودکار توسط نرمافزار هدایت و پیگیری میشود. سازمانهای مدرن که از سیستمهای کامپیوتری جدیداستفاده می‌کنند در زمینههای تخصصی از جمله تخصص مالی، به تکنیسین احتیاج دارند ونیاز آنها به متخصصان رده بالا کاهش یافته است. در این سازمانها گروه کوچکی ازتحلیلگران در رده بالای مدیریت قرار دارند که ضمن تجزیه و تحلیل و راهنمایی مدیریتمواظب فرایندهای کسب و کار و بهبود آنها و طراحی مدلهای جدید کسب وکارند.
سیستمهای کامپیوتری در محیط بنگاه از نگاه وظیفه ای به نگاه فرایندیتحول پیدا کرده و توجه محوری به تخصصهای منفرد و این که هرکس وظیفه خودش را درستانجام دهد به کل فرایند کسب و کار سوق یافته است. بنابراین متخصصان باید بافرایندهای بنگاه به خوبی آشنا باشند تا بتوانند در شرایط جدید، نقشی کارساز ایفاکنند.
اصولا‌ً سیستمها براساس ضرورت و نیاز پدید میآیند و همچون ابزار کار شناخته میشوند که هدفشان بهتر اداره شدن یک سازمان یا بخشیاز یک سازمان یا بنگاه است، چه به صورت دستی توسط افراد اجرا شود، چه به صورتخودکار با کامپیوتر.
در کشور ما از گذشته نسبتاً دور به موجب قوانین مختلف ازجمله قانون تجارت و قانون مالیات، شرکتها ملزم شدهاند دفاتر نگهداری و ترازنامه وسود وزیان تهیه و ارائه کنند. از طرف دیگر صاحبان سهام و سایر ذینفعان نیزفعالیتهای شرکت را مورد توجه قرار داده و به اطلاعات به خصوص اطلاعات مالی برایتصمیمگیریها، نیاز داشتهاند. در نتیجه شرکتها ناگزیر بودهاند که سیستمی برایپاسخگویی به الزامات قانونی و ارائه اطلاعات به ذینفعان د اشته باشند.
درحال حاضر با گسترش فناوری اطلاعات یا به طور کاملتر فناوری اطلاعات وارتباطات(ICT)، سیستمهای اطلاعاتی بسیار پیشرفت کرده و سرعت و دقت آنها بسیار زیادشده است. مسئله بُعد زمان و مکان در استفاده از اطلاعات حل شده است بهطوری کهاکنون یک مدیر در هر جای دنیا که باشد مثل آن است که در دفتر کارش نشسته و می‌تواندتمام کارهایش را انجام دهد. بحث استفاده از سیستمهای کامپیوتری آنقدر الزامی و عادیشده که شرکتها، مشابه استفاده از امکاناتی از قبیل آب، برق و تلفن ناگزیر از بهکارگیری سیستمهای کامپیوتری شدهاند.
امورمالی سازمان و کارشناسانمالی نقش ویژهای در سیستمهای اطلاعاتی سازمان دارند چرا که همه عملیاتی که دربنگاه انجام میشود، از تولید گرفته تا فروش و عملیات انبار و سایر فعالیتها، در برنامه حسابداری منعکس میشود لذا برنامه حسابداری تصویری جامع از همه عملیات بنگاه را در خوددارد و به همین دلیل است که کارشناسان مالی با همه فعالتیهای سازمان آشنایی پیدامی‌کنند و دیدگاهی فراگیر به دست می آورند؛ دیدگاهی که در سطح بنگاه است نهوظیفهای.
نکته دیگری که نقش کارشناسان مالی را در سیستمهای اطلا‌عاتیبرجسته میکند، مستندسازی است. امورمالی به دلا‌یل گوناگون از جمله رسیدگیهای مستمرکه از کار آن صورت می‌گیرد، همه رویدادهای مالی را به دقت مستند میکند. سیستمهایکامپیوتری نیز متکی به اطلاعات و داده های درست و مستند هستند. یکی از عوامل مهمموفقیت یک برنامه حسابداری، اطلاعات درست و مستندی است که به سیستم داده می شود.
ازطـرف دیگر، کسب سود از هدفهای مهم و اصلی همه بنگاهها و واحدهای اقتصادی است. سوداز محاسبات برنامه حسابداری به دست میآید و همچنین اطلاعات مربوط به هزینه‌ها، درآمدها،خرید، فروش و… بخش مهمی از اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمگیری در بنگاه است، گرچهتمام آن نیست. صورتهای مالی تا مدتهای دراز تنها اطلاعاتی بود که از بنگاه دراختیار استفاده کنندگان قرار می‌گرفت. در حقیقت یکی از مهمترین کارکردهای برنامهحسابداری، کارکرد اطلاعاتی آن است.
کاردر
نکته مهمی که من می‌خواهم اشاره کنم این است کهما در ایران همیشه از یک طرف فرصتها را از دست می‌دهیم و از طرف دیگر دنبالراه‌حلهای فوری می‌گردیم. می‌خواهیم با یک کپسول تمام بیماریهایمان را مداوا کنیم. دستیابی به یک سیستم کامپیوتری جامع مثل ئی آر پی(ERP) الزاماتی دارد که نمی‌توان آنها را ندیده گرفت. در صنعت نفت مسیری را که دنبال کرده‌ایم برای شما توضیحمی‌دهم.
در سیاستهای کلی نظام چشم‌اندازی برای صنعت نفت تصویر شده که در بینکشورهایی با صنایع نفت ملی شده نفر اول یا دوم باشیم. از طرفی در بحث پیاده‌سازیاصل 44، مشخص شده است که چه بخشی از صنعت نفت در حاکمیت دولت باقی خواهد ماند. براساس سیاست کلی نظام لازم بود سیاستهای تفصیلی روشن شود. از یک شرکت بین‌المللیمعتبر خواستیم که در این زمینه مطالعه انجام دهد. در این مطالعه ماموریت و رسالتصنعت نفت برای رسیدن به چشم‌انداز تعریف و نقشه راه تهیه شد و در نقشه راه بیش ازصد برنامه کار وجود داشت که یکی از آنها ایجاد سیستم ئی آر پی بود.
از اینتوضیح این نتیجه را می‌گیرم که پیاده کردن ئی آر پی زمانی یک چالش پرمخاطره است کهاز صد برنامه کار برای رسیدن به هدف تنها به دنبال یکی از آنها یعنی ئی آر پیباشیم. ئی آر پی یک جزء از یک مجموعه است. در غرب و در سازمانهایی که ئی آر پی باموفقیت اجرا شده، همه برنامه‌ها به اجرا درآمده است.
در استقرار سیستمهایکامپیوتری جامع، اولین مسئله مدیریت رده بالا‌ست. مدیریت باید بپذیرد که سیستمهایکامپیوتری پیشرفته از الزامات است و به صورت قطعی و هدفمند تصمیم بگیرد که به آندست یابد.
مسئله بعدی، پایداری پروژه‌های فناوری اطلاعات است که نباید باتغییر مدیریت آسیب ببیند. اگر تامین سیستمهای اطلاعاتی پذیرفته شد باید قالب یکپروژه رسمی را به خود بگیرد و تدبیرهای لازم برای به نتیجه رسیدن آن در نظر گرفتهشود. در کشور ما پروژه‌های سختافزاری چون به چشم دیده میشود از بین نمی‌رود. شایدطولا‌نی بشود ولی به یکباره ندیده گرفته نمی‌شود . چون همه با چشم پیشرفت کم یازیاد آن را می‌بینند، مدیر بعدی پروژه را دور نمی‌ریزد. ولی در پروژه‌هاینرم‌افزاری این گونه نیست. چون چیزی دیده نمی‌شود آن را باور نمی‌کنیم و فکرمی‌کنیم مخارج انجام شده هیچ دستاوردی نداشته و چون آن را باور نداریم از آن پس نیزآن را ادامه نمی‌دهیم.
یکی دیگر از چالشها مسئله بومی کردن است. مدیریتسازمان باید تصمیم قطعی بگیرد که سیستم تامین شده را مستقر کند و بپذیرد کهفرایندها را طبق سیستم جدید تغییر دهد. در اصل باید ویژگیهای سیستم انتخاب شده راحفظ کرد و بی‌سبب آن را تغییر نداد زیرا سیستم آسیب می‌بیند. البته شاید برخیتغییرات برای انطباق سیستم با قوانین و سیستمهای خوب فرهنگی ضروریباشد.
مسئله مهم دیگر، این است که استقرار سیستم جامع کامپیوتری نیاز بهاعتقاد جمعی دارد و مدیریت رده بالا باید توافق جمعی را به عنوان یک الزام درنظربگیرد. اگر کسی به طور اساسی با استقرار سیستم مخالف است باید کنار گذاشته شود تااینکه سیستم اجرا شود. بسیاری از اشخاص نسبت به اجرای سیستم جدید مقاومت دارند،منافعشان به خطر میافتد، شغلشان از دست می‌رود و به هرحال انگیزهای برای مقاومتدارند. تا آنجا که میسر است باید انگیزه را از بین برد و بعد از آن چاره‌ای جزکنارگذاشتن چنین اشخاصی نیست.
استقرار سیستمهای پیشرفته کامپیوتری، بسترسازیمی‌خواهد و باید روی دانش سازمان در پیاده سازی سیستم کار شود. در صنعت نفت بهعنوان اولین گام کار ترسیم فرایندها را آغاز کردیم و تعداد زیادی از همکاران راآموزش دادیم. در سازمانی که هیچ موقع فرایندها روی کاغذ نیامده بلکه سینه به سینهمنتقل شده بسیار سودمند است که فرایندهای کسب وکار موجود روی کاغذ ترسیم شود، البتهبا کمک نرم افزارهایی که این کار را به راحتی در حال حاضر انجاممیدهند.
بوشهری
چالشهای فناوری اطلاعات را میتوان در دو سطحبررسی کرد: سطح ملی و سطح بنگاه. در سطح ملی نیازمند داشتن یک برنامه جامع ملی برایتوسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات هستیم. دستگاههای متعددی از جمله شورای عالیاطلا‌ع‌رسانی با ارائه طرح تکفا دنبال تنظیم برنامه جامع بودهاند اما برنامه بایدقانونمند شود، تا نشود از آن تخطی کرد. باید دست اندرکاران فناوری اطلاعات وارتباطات، همه مسئولان و به ویژه مسئولان سطح بالای نظام باور داشته باشند کهشرط اولیه برای توسعه کشور در هر زمینه ای، استفاده درست از امکانات فناوریاطلاعات و ارتباطات است.
به علاوه، به فرهنگ‌سازی و آشناسازی مردم بافناوری اطلاعات نیاز داریم. مردم باید به درستی یادبگیرند همان طور که از امکاناتیچون آب و برق و سایر تاسیسات زیربنایی در محیط کار و زندگی استفاده می‌کنند ازفناوری اطلاعات و ارتباطات نیز در همه سطوح زندگی بهره ببرند.
نیاز بعدی ماتامین زیرساختهاست. دولت باید در توسعه زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطاتسرمایه‌گذاری وسیع انجام دهد و استفاده از آنها را با قیمت ارزان برای همه مردمامکانپذیر سازد و به این موضوع از دیدگاه سود و هزینه نگاه نکند؛ اعم از این کهاستفاده از امکانات را در اختیار واحدهای آموزشی قرار دهد یا در اختیار سایرکاربردهای انتفاعی و غیرانتفاعی چه در بخش عمومی و چه در بخش خصوصی.
نیازمهم دیگر، ایجاد یکپارچگی و توسعه موازی در بهره‌برداری از امکانات فناوری اطلا‌عاتدر کشور است. بخشهای مختلف مستقل از هم وبدون یک راهبرد جامع و مشترک حرکت می‌کنند. دادهها در سیستمهای گوناگون ملی مثل کارت هوشمند سوخت، کارت مالکیت خودرو، کارتملی، اطلاعات ثبت احوال، تامین اجتماعی، وزارت دارایی و مالیات، ثبت شرکتها و… مشترکات زیادی دارند حال آنکه در شرایط کنونی هرکس کار خود را به صورت جزیرهای وبهطور مستقل انجام میدهد و چندباره‌کاری که آثار زیانباری دارد، به دفعات رویمی‌دهد.
چالشهای فناوری اطلاعات در سطح بنگاه از سطح ملی زیاد جدا نیست. درسطح بنگاه، انتخاب درست امکانات سختافزاری و نرم‌افزاری بسیار مهم است و اینانتخاب باید متکی بر شناخت مدیر از سازمان خود باشد. مدیر باید نیاز سازمان را درستتشخیص بدهد و با توجه به توانمندی و امکانات سازمان، سیستمهای مناسب و منطبق بانیازها و سازمان را انتخاب کند.
یکی از چالشهای مهم فراروی دست اندرکارانفناوری اطلاعات و ارتباطات، پشتیبانی قانونی است. در بُعد تهیه قانون، بحث تنها درمحدوده تدوین قانون وتصویب مجلس نیست بلکه تصویب قانون ابتدای کار است و برایاستقرار و اجرای مطلوب قوانین در زمینه حمایت از فناوری اطلاعات و ارتباطات،اقدامات زیادی باید انجام گیرد. آموزش همگانی، آموزش خاص و تربیت قضات مسلط برایتشخیص موارد و حمایت از فعالیتهای فناوری اطلاعات و ارتباطات و حتی آموزش و تربیتپلیس ویژه و ضابطین این قوانین باید در دستور کار باشد. از طرف دیگر، باید اصولاخلا‌قی و حرفهای نیز به صورت یک مرامنامه در سطح مجموعه فعالان در حوزه فناوریاطلاعات و ارتباطات، تدوین و اجرا شود.
طلا‌یی
در ذوب آهناصفهان سیستمهای اطلاعاتی به دلیل قدیمی بودن شرکت هرکدام با توجه به نیازهای زمانخود به وجود آمده بود و بیش از این پاسخگوی نیازهای یکپارچه مدیریت نبود. مطالعاتمفصلی انجام شد. تجربه شرکتهای مشابه بررسی شد. مقایسه‌های گوناگون به عمل آمد. بیشتر صنایع مشابه صنعت ذوب آهن از ئیآر پی استفاده می‌کردند و برای استقرار آندهها میلیون دلا‌ر خرج کرده بودند.
مدیریت شرکت با آگاهی کامل از نیازها واطمینان معقول از امکانپذیری استقرار سیستم ئیآر پی، نسخه‌ای از ئیآر پی شرکت اراکلرا خریداری و از امکانات آن 17 زیرسیستم را انتخاب کرد: 5 زیرسیستم حسابداری،3زیرسیستم خرید، 4زیرسیستم تولید، 2زیرسیستم فروش و 3زیرسیستم نیرویانسانی.
با توجه به شرایط ویژه شرکت و اینکه چنین تجربه‌ای درنوع خود درکشور، نخستین شمرده می شد، تصمیم گرفته شد زیرسیستمها بتدریج در معرض بهره‌برداریقرار گیرد و کار ابتدا از زیرسیستمهای مالی آغاز شود. سیستمهای مالی 5زیرسیستمحسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، داراییهای ثابت، دفترداری و مدیریت نقدینگی راشامل میشد. کار بسیار پیچیده ای بود چرا که تغییرات بسیار گسترده بود و هم ساختارو هم فرایندها را دربر می‌گرفت. برای تضمین پیشرفت صحیح کار سازماندهی ویژهای انجامو تیمهای مناسب تشکیل شد.
سیاست پیاده سازی تدریجی گرچه مزایای زیادی داشتولی در ابتدا زیرسیستمهای راه اندازی شده از سایر زیرسیستمهایی که هنوز راه اندازینشده بودند، تغذیه نمی شدند و بنابراین داده ها باید به صورت دستی تهیه و به سیستمتغذیه میشد. در ابتدا گستردگی دامنه سیستم و حجم انبوه دادهها و نبود تجربه وآموزشهای کافی مشکلات زیادی را در ورود داده ها پدید آورد. همانطور که اشاره شد،بسترسازی و آماده‌سازی محیط تاثیر بسیار زیادی در سرعت و صحت استقرار سیستمدارد.
سیاست دیگر این بود که از دانش فنی و دیدگاه تجاری موجود در سیستمحداکثر استفاده را بکنیم و تا حد امکان بومی‌سازی نکنیم مگر در مــوارد ضـروری. بـرای مثـال فعـالیـت اعتبـارات اسنـادی در زیرسیستمهای انتخابی وجود نداشت که بااستفاده از امکانات فرعی سیستم آن را ایجاد کردیم و مشکلی هم نداشتیم. مدیریت ارشد،حضور مستقیم در فرایند استقرار داشت و از نظر فنی کاملاً مطلع بود و از هدفهایپروژه به شدت پشتیبانی و حمایت میکرد. برای اصلا‌ح فرایندهای موجود و انطباق آنهابا فرایندهای سیستم از مشاوری استفاده کردیم که تجربه خوبی در ایران داشت و اولیناست. برای بهبود فرایندها و اصلا‌ح مغا‌یرتهای اطلاعاتی ناشی از فرایندهای اصلا‌حنشده، گروههای متعدد تشکیل و به طور شبانه روزی کارشد. با استقرار سیستم کم کممزایای آن آشکار شد و اطلاعاتی به دست آمد که صرفه‌جویی حاصل از آنها تمامهزینه‌های سیستم را توجیه میکرد.
پیشرفت و توسعه به ویژه در خط مقدمنیازمند خطر کردن و تا حدودی تجربه و خطاست. در همه جای دنیا برای کسانی که درراههای نوگام می‌گذارند حمایتهای زیادی از نظر معنوی و مادی درنظر گرفته میشود چراکه موفقیت در این زمینه‌ها نوعی سرمایه ملی است. ما متاسفانه نه تنها از حمایتبرخوردار نبودیم بلکه با انواع و اقسام برخوردهای منفی و اظهار تردیدها روبروشدیم.
هنوز مشکلات زیادی داریم ولی در سرازیری هستیم و با جدیت مشغولیم. این تجربه نتایج مثبت فراوانی داشته است؛ حسابداران ما همه صاحب دیدگاه عمیقکامپیوتری شدهاند، پروژه‌های زیادی تعریف کرده‌ایم که همه آنها در جهت حسابداریسنجش مسئولیت است که در شرکت ذوب آهن سابقه نداشته است، و منابع انسانی و منابعنقدی شرکت با استفاده از سیستمهای برنامه ریزی، مدیریت میشود.
در حال حاضرزیرسیستمهای مالی، خرید و نیروی انسانی به طور کامل مستقر شده است و زیرسیستمهایتولید و تعمیرات مراحل استقرار نهایی را می‌گذرانند. در پاسخ به این سئوال که اگرالان می خواستید درباره این پروژه تصمیم بگیرید چه می‌کردید، باید بگویم که ابتدابه مقدار زیاد پیشنیازها، آموزشها و ساختارها را بهبود می‌دادیم و حتماً این کار رادنبال می‌کردیم.
به طور خلاصه دلا‌یل مهمی بر ای انتخاب و اجرای سیستمهایبرنامه ریزی منابع سازمانی وجود دارد که مهمترین آنها عبارتند از:
دسترسیبموقع به اطلاعات صحیح برای تصمیمگیری،
اصلا‌ح فرایندها، فرایندسازی واصلا‌ح ساختارهای سازمان،
شفاف سازی اطلاعات و عملیات،
تامینبموقع و با کیفیت نیازهای مشتریان سازمان،
کاهش بهای تمام شده و افزایشبهرهوری، و
بهبود جریان موجودی کالا و قطعات و جریان نقدینگیسازمان.
در نهایت با توجه به تجربیات به دست آمده در سازمان ما، برای اجرایصحیح و کامل سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، توجه به چند نکته مهم زیر ضروری بهنظر می رسد، از جمله:
پشتیبانی موثر و دائمی مدیریت عالی سازمان،
انتخاب سیستم مناسب از منابع مناسب،
انتخاب مشاور با تجربه وقوی،
ایجاد فرهنگ لازم برای تغییر در سازمان و وجود تعهد دائمی کارکنان ومدیریت برای تغییر ساختارها و فرایندها،
آموزش موثر و مستمر در کلیه زمینههای مرتبط،
پرهیز از بومی سازیهای وسیع،
تعیین شاخصهای مختلفمالی و غیرمالی برای کنترل میزان اثربخشی اجرای سیستم،و
تکیه و اطمینان برتوانایی و تعهد کارشناسان سازمان برای اجرایسیستم.
نظاری
بحث تغییر همیشه درکنار بهره‌برداری از فناوریاطلاعات و ارتباطات، مطرح است و موضوع را بسیار پیچیده میکند و سئوالا‌ت زیادی رادر مقابل فرایند استقرار قرار میدهد. طبعاً جواب این سئوالها از تحلیل نیازها بهدست میآید. نیازی که سازمان را به سمت توسعه و بهبود سیستمهای اطلاعاتی میکشاند،مشخص میکند که چگونه باید با تغییر فرایند و ساختار و سازمان برخورد کرد. به عبارتدیگر اگر موسسه‌ای به کمک سیستمهای موجود کار خود را خوب انجام میدهد چه ضرورتیبرای استفاده گسترده تر از فناوری اطلاعات دارد؟
اگر موسسه ای با دیدگاهکسب وکار تصمیم بگیرد برای پاسخ به نیازهای خود از سیستمهای کامپیوتری جدید استفادهکند و اگر در بررسیهای خود به این نتیجه رسید که راه حل و راهکار آماده‌ای برایپاسخگویی به نیازهای وی وجود دارد، طبیعی است که راهی جز این ندارد که خود را باراهکار انتخابی تطبیق دهد. به عبارت دیگر حتماً در شاخصهای انتخاب سیستمهای جدیدارزشمند بودن آنها و قدرت ارزش افزایی آنها درنظر گرفته میشود.
اما اگرموسسه در بررسیهای خود به این تصمیم برسد که سیستمهای مورد نیاز را به صورت سفارشیتامین کند، وضع کاملاً فرق میکند. ابتدا اشاره کنم در این راه حل، خطر مهمی وجوددارد که سازنده سیستم ممکن است روشها و ساختارها و سازمان غلط موجود را مبنا قراردهد و آنها را مستحکمتر کند. حتی اگر فرض کنیم با تدبیر موسسه، چنین اشتباهی پیشنخواهد آمد باید درنظر بگیریم که در شرایط کنونی جهان، محصول، به ویژه محصولنرم‌افزاری، پدیده‌ای جهانی است و انباشته از دانش و تجارب گسترده است و چیزی نیستکه هرکسی بتواند آن را بسازد و عرضه کند و به عبارت دیگر چرخ را از نو اختراع کند. به هرحال، خلاصه بگویم، موسسه باید مدل کسب و کارش را تحلیل کند، مدل کسب و کارمورد انتظار را طراحی کند و بعد برای پرکردن فاصله بین این دو، راهکار پیدا کند.
کاردر همین شرایط خاص صنعت نفت را به عنوان نمونه بیان میکنم. ما در شرایط کنونی با تهدید تحریم لیسانس نرم افزارهای خارجی، بیشتر از شرکتهایدیگر روبرو هستیم. ما این تهدید را به فرصت تبدیل کرده ایم و مشغول ترسیم فرایندهایموجود شدهایم و ساخت ماژولهای سیستم جامع برنامهریزی منابع بنگاه(ERP) را شروعکردهایم و اگر ما در صنعت نفت موفق شویم قطعاً این نرم افزار برای دیگر شرکتهایبزرگ کشور قابل استفاده و توسعه خواهد بود. البته سعی داریم از ایده و کمک شرکتهایخوب و توانمند داخلی در ساخت نرمافزار و همچنین از مشاوران مالی و متخصصان سایررشته ها در ترسیم فرایند کسب و کار مطلوب، کمکبگیریم.
بوشهری
اصولا‌ً انسان در مقابل تغییر مقاومت میکند. پیشرفت، حاصل تقابل و تعامل نیروهاست. در بحث توسعه فناوری اطلاعات در سازمان نیزهمین موضوع مطرح است. توسعه وتغییر یک سری هزینه دارد و این هنر مدیریت است کهچگونه بتواند تغییر را با کمترین هزینه انجام دهد. مدیر باید سازمان را با تغییرمورد نیاز هماهنگ سازد، اول در آنها باور ایجاد کند و سپس تغییر را به اجرا بگذارد. در سازمانها برای تغییر، معمولاً یک فرایند تعریف شده وجود ندارد زیرا هر تغییریدارای ابعاد و مشخصات خاص خود است و حرکت بـاید براساس آن ابعاد صورت گیرد لذانمیتوان یک فرایند یکنواخت و کلی برای همه تغییرات درنظر گرفت.
گاهی ابعادتغییر گسترده است و انجام آن در محیط، دگرگونی و تحول ایجاد میکند. در حقیقت درچنین حالتی سازمان نیاز به تحول دارد که دامنه آن خیلی گستردهتر از تغییر است. بههرحال به نظر من باید موضوع به موضوع و با دقت بررسی و با آن برخورد شود و در محیط،با اطلاعرسانی و تعامل، توافق لازم به وجود آورد والبته گاهی نیز لازم است عواملناسازگار حذف شوند تا تغییر و تحول امکانپذیر شود.
به هر حال، استفادهمطلوب از امکانات فناوری اطلاعات در محیط حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است وآثار مثبت زیادی در اثربخشی و کارایی گزارشگری مالی دارد و توجه بیشتر حرفهحسابداری به این موضوع ضروری است. از فصلنامه حسابرس به خاطر پرداختن به این موضوعمهم سپاسگزاریم
شرکت شماران سیستم با درک درست نیاز سازمانهای مختلف در لزوم استفاده از فناوری اطلاعات علاوه بر پوشش سیستمهای اطلاعات مدیریت در بخش حسابداری ، سایر بخشهای مختلف کسب و کار را پوشش داده و با ارائه اطلاعات درست و به موقع، سازمان را در بالا بردن بهره وری، کارایی و در نتیجه سودآوری یاری میکند.
اتخاذ تصمیمات به‌موقع و استراتژیک مدیریتی سازمان، جز با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر نمی‌باشد. برنامه حسابداری شماران سیستم(Accounting Softwaree) اطلاعات مالی تمامی بخشهای سازمان را جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده که به‌دلیل وجود یکپارچگی، اطلاعات مالی تمامی نرم‌افزارها از بخشهایی نظیر خزانه‌داری، بازرگانی، دارایی ثابت، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و … در این نرمافزار به‌صورت اتوماتیک ثبت میگردد و برنامه حسابداری امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز را فراهم مینماید. تهیه صورتهای مالی در پایان هر ماه و ارایه گزارشات مدیریتی به‌لحظه از مزایای نرمافزار حسابداری شماران است
منبع:برنامه حسابداری
