نقش فناوری اطلاعات در نحوه عملکرد مدیریت منابع انسانی
به جرات می توان مدعی شد که در طول تاریخ ظهور فناوری های مختلف هیچ نوع فناوری نتوانسته همانند فناوری اطلاعات، در بین رشته های مختلف علوم ارتباط ایجاد نماید. فناوری اطلاعات به عنوان یک پیوند دهنده، تمامی علوم روز را به کار می گیرد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز متخصصین، صنایع، سازمان ها و بالاخره همه مردم در قسمت های مختلف جامعه را در کمترین زمان و بهترین وجه ممکن تامین نماید. به طوری که امروزه فناوری اطلاعات مرزهای کشورهای جهان را در می نوردد و ملت ها را در یک جامعه جهانی گردهم می آورد.
شاید بتوان گفت به کارگیری صحیح فناوری اطلاعات نه تنها آینده زندگی بشر را بهبود خواهد بخشید، بلکه سعی دارد تا خرابی های به بار آمده ناشی از فناوری های گذشته را نیز اصلاح نماید. به عنوان مثال به کارگیری فناوری اطلاعات مشکلات ترافیک، کمبود مکان فیزیکی جهت انجام کار و تحصیل، کمبود زمان، رقابت و حسادت های بی مورد و پنهان کاری در تحصیل علوم، اشتغال و تبادل فرهنگی را مرتفع خواهد نمود. طبعاً در این عرصه جدید، هر فرد و جامعه ای که با شناخت و اشراف بیشتر، اهداف و آرمان روشنتر پا به میدان بگذارد می تواند از این فناوری بهره بیشتری ببرد و در حوزه های مختلف اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و سیاسی جهان نقش بیشتری داشته باشد. در کل فناوری های اطلاعاتی همراه با فاکتورهای خود تحولات عظیمی در شرکت ها و سازمان های بازرگانی ایجاد کرده است به گونه ای که عملکرد کلی این قبیل شرکت ها کاملاً تحت تاثیر میزان کاربرد فناوری های مورد بحث می باشد. در این میان مدیریت منابع انسانی به دلیل نقش گسترده ای که در سازمان دارد به نوبه خود متاثر از این تحولات است. ]1[ به عبارت دیگر در سازمان های حاضر بیش از هرچیزی عملکردهای مدیریت منابع انسانی تحت الشعاع فناوری اطلاعات قرار خواهد گرفت. باید با بررسی و شناخت نقش فناوری اطلاعات در عملکردهای مدیریت منابع انسانی و همچنین با طراحی و ایجاد یک سیستم پویا، زمینه ساز شناسایی، انتخاب، استخدام، آموزش و به کارگیری موثر منابع انسانی در سازمان باشیم.
ورود و به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان در حوزه های مختلف کارکردهای خاص خود را خواهد داشت و از جمله در حوزه منابع انسانی و عملکردهای آن می تواند نقش های زیادی را در جهت انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی ایفا نماید.
با به کارگیری فناوری اطلاعات در هر یک از عملکردها، زمینه های لازم جهت شناسایی، انتخاب استخدام، آموزش و به کارگیری موثر منابع انسانی ایجاد خواهد شد و در نهایت ارتقاء عملکرد منابع انسانی را به دنبال خواهد داشت. برخی از نتایج کاربرد فناوری اطلاعات در عملکردهای مختلف مدیریت منابع انسانی به شرح ذیل است:
• دقت در انجام عملکرد
• سرعت در انجام عملکرد
• شفافیت در سیستم
• جامعیت در طراحی سیستم
• اطلاع رسانی گسترده و به موقع با استفاده از شبکه های اینترنت و اینترانت
• ارزیابی دقیق و سریع
• اعلام بازخورد به موقع
• انجام امور تکرارپذیر توسط سیستم های سخت افزاری
• کنترل و ارزیابی نامحسوس
• برقراری عدالت
• برقراری نظم بیشتر
سازمان ها همواره از جوانب مختلف تحت فشار هستند تا تغییراتی در آنها اعمال شود به عبارتی دیگر سازمان ها برای انطباق با محیطشان تغییر می کنند و هدف نهایی از این تغییر یک معقوله استراتژیک است؛ سازمان از طریق انطباق با محیط می خواهند عملکرد بـقاء، رشـد و پیشرفت را تضمین نمایند. از این رو ساختار سازمانی در این رابطه نقشی مهم ایفا می کند. وقتی سازمان شکل مـعینی را می پذیرد بهتر می تواند وظایف خود را انجام دهد. در این رابطه به خصوص فناوری های اطلاعاتی عامل اصلی تغییر محسوب می شوند. فناوری های اطلاعاتی نه تنها عامل تغییر هستند بلکه خودشان با سرعت رو به رشدی تغییر می کنند]12[. به عنوان مثال با گذشت زمان ابزارهایی که سازمان ها جهت انجام امور جاری استفاده می کنند تغییر می کند، هم اکنون شاید به سختی بتوان سازمانی را یافت که از دستگاه نمابر و رایانه جهت انجام امورجاری خود بهره نبرد.
پیشرفت در فناوری اطلاعات بدان معنی است که اطلاعات بیشتری در سازمان ها ایجاد شده و گردش آن نیز سریع تر بوده است. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به طور کامل مکانیزه شده اند، این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. همانطوری که در مبحث «نقش فناوری اطلاعات در عملکردهای مدیریت منابع انسانی» ملاحظه نمودید در جهت تغییر بسیاری از فرآیندهای قبلی و انجام کارها از طریق رایانه و شیوه های جدید، فناوری اطلاعات نقش به سزایی را ایفا می نماید.
برخی از مواردی که فناوری اطلاعات سبب تغییر فرآیندهای سازمان می شود عبارتند از]13[:
• فناوری اطلاعات موجب مکانیزه شدن و سرعت بالای فرآیندها می گردد.
• فناوری اطلاعات مشاغل مجازی و همکاری های راه دور را ممکن می سازد.
• فناوری اطلاعات تعاملات را افزایش داده و بازخورد فوری را ممکن می سازد.
• فناوری اطلاعات موجب ایجاد، توزیع، مدیریت موثر و هوشمندانه دانش می شود.
• فناوری اطلاعات محاسبات را در سطح وسیع و بدون خستگی انجام می دهد.
• فناوری اطلاعات، اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان به اشتراک می گذارد.
با توجه به مطالب فوق حتی بیان این مطلب که در آینده سازمانها بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات بتوانند به حیات ساختاری خود ادامه دهند تقریبا دور از تصور است. تاثیرات فناوری اطلاعات، ساختار را به گونه ای دگرگون می سازد که با شکل امروزی آن متفاوت خواهد بود. ساختار سازمانی مناسب با پیشرفت فناوری ها، توان مدیریت را در تحصیل ماموریت ها و هدف های راهبردی افزایش خواهد داد. در سازمانی که فرآیند گردش اطلاعات در آن رکن اساسی را ایفا می کند (یا اطلاعات نگر و اطلاعات بر است) بدون شک فناوری اطلاعات و ارتباطات در ساختار آن تاثیر خواهد گذاشت.
امروزه قابلیتهای نرم افزار منابع انسانی در اکثر سازمانها و شرکتها بدلیل پیچیده بودن محاسبات مختلف و همچنین تنوع محاسبات از جدی ترین موضوعات می‌باشد.اهمیت این موضوع وقتی بیشتر می‌گردد که این نرم افزار بعنوان ابزار سنجش عملکرد نیروی انسانی و مبنای محاسباتی سیستم تشویقات و تنبیهات بکار گرفته می‌شود. علاوه بر آن نرم افزار منابع انسانی از جمله مهم‌ترین هزینه‌های یک سازمان و بخش قابل توجهی از بهای تمام‌شده کالا و خدمات است که ثبت صحیح این هزینه‌ها قابلیت اتکا ی صورتهای مالی را بیشتر می‌نماید.نرم افزار حقوق و دستمزد
از موارد قابل توجه وجود قوانین , مقررات و آیین نامه ها یی است که بر رو ی خروجی سیستم منابع انسانی تأثیرگذار می باشد , محاسبات سریع و دقیق منطبق با الزامات قانونی جذابیت استفاده از نرم افزار منابع انسانی را بیشتر می نماید . تا حدی که حتی شرکت‌های کوچک با کارکنان معدود تلاش می‌نمایند نرم‌افزارهای حقوق را جایگزین محاسبات دستی نمایند.
در طراحی نرم افزار منابع انسانی می‌بایست امکان تعریف پارامتریک انواع وضعیتهای استخدام ,انواع بیمه ها و انواع اضافات و کسورات , تعریف فرمول‌های متنوع محاسباتی در سایر آیتمهای دستمزدی مورد نیاز سازمانها وجود داشته تا با تعریف این آیتمها دریافت فیش , لیست و گزارشات دقیق و قابل اتکا فراهم گردد .
از آنجا که در برخی از شرکتها و سازمانها افزایش بعضی از آیتمهای احکام که ارتباط مستقیم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد با تأخیر اعلام می‌گردد نرم افزار حقوق و دستمزد باید توانایی محاسبه معوقات را داشته و به سهولت بتواند پردازش‌های لازم را برای ارائه خروجی صحیح انجام دهد، موضوعی که همواره در پردازش دستی به سختی و با بروز خطاهای انسانی زیادی همراه است.
بر اساس الزامات قانونی ، کارفرمایان موظف می‌باشند لیستی از کارکنان و مشخصات آنها به همراه مالیات مکسوره را به حوزه‌های مالیاتی ارسال و مبلغ مالیات متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید , علاوه بر آن طبق قوانین تأمین اجتماعی لازم است هر ماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد مشمول بیمه آنها طی لیستی به ادارات تأمین اجتماعی تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حساب مربوطه واریز گردد؛ که می‌بایست در طراحی نرم افزار منابع انسانی به آن توجه نمود و همچنین این امکان ایجاد گردد که لیست مزبور با آیتمهای مورد نیاز سازمان تامین اجتماعی و وزارت دارایی تهیه ,اطلاعات آن به صورت فایل مورد تأیید توسط نرم‌افزار تامین اجتماعی و وزارت دارایی بصورت مکانیزه و بدون هیچ دخالت انسانی تهیه گردد.
از دیگر مواردقابل اهمیت در طراحی نرم افزار منابع انسانی تهیه فایل بانک برای واریز حقوق و یا مساعده طی ماه به حساب بانکی کارکنان می باشد .اغلب مؤسسات چکی معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت صادر و به همراه لیست کارکنان و شماره حساب بانکی به بانک ارسال می‌نمایند که در صورت عدم توانایی نرم افزار منابع انسانی برای تهیه چنین لیستی می‌بایست اطلاعات به صورت دستی یا در فایل اکسلی ارائه گردد که کاری خسته‌کننده و خطاپذیر است.
نرم افزار منابع انسانی شماران سیستم به عنوان بخشی از نرم افزار جامع و یکپارچه پیشتاز، تمامی موارد مطرح شده فوق را رعایت و همچنین به دلیل پارامتریک بودن این امکان را می‌دهد که تنوع قوانین جاری و رویه‌های حاکم بر سازمان ها را به درستی پوشش دهد.
منبع: نرم افزار منابع انسانی